GESTION ADMINISTRATIVE

A. Assistance administrative

Saisie sur le logiciel de comptabilité de l’entreprise utilisatrice.
Pointage et rapprochement des relevés bancaires.
Déclarations fiscales et sociales sous la supervision du Cabinet Comptable de l’Entreprise utilisatrice.
Création et suivi de tableaux de bord et de fichiers.
Gestion Clients / Fournisseurs.
Gestion du personnel (dossiers administratifs y compris formation).
Relation assurance (suivi des contrats, dossiers de sinistres).
Relecture et correction (orthographe, grammaire, répétitions) et mise en forme de documents administratifs et techniques.
Assistance administrative diverse .

B. Clients

Saisie sur logiciel gestion d’affaire.
Rédaction et envoi des devis.
Rapprochement entre les devis et les commandes, prise en charge du dossier client.
Facturation et transmission aux clients.
Gestion des recouvrements clients et des impayés (relance), gestion de la trésorerie.

C. Fournisseurs

Etude de devis / propositions / étude de tarifs et négociations prix si possible.
Commandes / Suivi contrats.
Suivi et vérification des factures fournisseurs, règlements…

D. Social / Personnel

Création et diffusion offre d’emploi.
Réception et et pré-analyse des CV selon critères définis.
Formalités d’embauche des salariés.
Collecte des éléments permettant de réaliser la paie des salariés (déplacements, congés, absences…).
Etablissement des documents de fin de contrat.
Suivi administratif des stagiaires et intérimaires (convention, déclaration…).
Gestion des formations : Recherche formation selon besoins, inscription aux formations, déclaration OPCA, gestion déplacements / hôtel, suivi et facturation.

E. Divers

Assurances, déclarations de sinistres, suivi des contrats.
Relation fournisseurs et prestataires divers.

SECRÉTARIAT DIVERS

APPELS D’OFFRES

Veille et recherche sur des sites d’appels d’offres.
Récupération et analyse du dossier de consultation.
Constitution du dossier de candidature et offre (avec dématérialisation).
Création de documents spécifiques (fiches références, fiche de présentation, plaquette…).

QUALIFICATIONS

Préparation des dossiers de qualifications :

  • Demande,
  • Renouvellement,
  • Contrôle annuel.

JURY DE CONCOURS

Veille concernant la sortie des concours.
Sollicitation des Maîtres d’Ouvrages pour participation aux jurys de concours.
Réception des demandes de participation aux jurys de concours.
Recherche des adhérents pouvant participer.
Réponse au Maître d’Ouvrage pour transmission coordonnées titulaire et suppléant.
Contact avec le Maître d’ouvrage si nécessaire.
Réservation hôtel si nécessaire.
Après participation, récupération du certificat de présence et des frais de déplacements éventuels du participant (si hors département).
Facturation de l’indemnité forfaitaire et des frais de déplacements (pour les participants hors départements) au Maître d’ouvrage.
Suivi du règlement des frais par le Maître d’Ouvrage.

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