GESTION ADMINISTRATIVE

A. Assistance administrative

Saisie sur le logiciel de comptabilité de l’entreprise utilisatrice.
Pointage et rapprochement des relevés bancaires.
Création et suivi de tableaux de bord et de fichiers.
Gestion et relation  Clients / Fournisseurs / Prestataires divers.
Relation assurance (suivi des contrats, dossiers de sinistres).
Relecture et correction (orthographe, grammaire, répétitions) et mise en forme de documents administratifs et techniques.
Assistance administrative diverse .

B. Appels d’offres

Veille et recherche sur des sites d’appels d’offres.
Récupération et analyse du dossier de consultation.
Constitution du dossier de candidature et offre (avec dématérialisation).
Création de documents spécifiques (fiches références, fiche de présentation, plaquette…).

C. Qualifications

Préparation des dossiers de qualifications : demande, renouvellement, contrôle annuel.

D. Clients

Saisie sur logiciel gestion d’affaire.
Rédaction et envoi des devis.
Rapprochement entre les devis et les commandes, prise en charge du dossier client.
Facturation et transmission aux clients.
Gestion des recouvrements clients et des impayés (relance).

E. Fournisseurs

Etude de devis / propositions / étude de tarifs et négociations prix si possible.
Commandes / Suivi contrats.
Suivi et vérification des factures fournisseurs, règlements…

F. Personnel

Création et diffusion offre d’emploi.
Réception et pré-analyse des CV selon critères définis.
Collecte des éléments permettant de réaliser la paie des salariés (déplacements, congés, absences…).
Gestion des formations : Recherche formation selon besoins, inscription aux formations, déclaration OPCA, gestion déplacements / hôtel, suivi et facturation.

G. Jury de concours

Veille sur concours et appels d’offres.
Sollicitation des Maîtres d’Ouvrages pour participation aux jurys.
Réception des demandes de participation aux jurys de concours.
Contact des membres pour participer.
Contact avec le Maître d’ouvrage si nécessaire.
Facturation de l’indemnité forfaitaire et des frais de déplacements selon fiche de présence du participant.

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